לפתוח מרחב בארגונים – מרווחים ומרוויחים

מילות מפתח: טכנולוגיית המרחב הפתוח; open space technology; כל חלקי השלם בחדר; התארגנות עצמית; השתתפות ישירה; קבוצות גדולות; דיאלוג

לפתוח מרחב בארגונים (ובכלל) משמעו ליצר מרחב לחיים חדשים: מרחב להתהוות, להתפתחות חדשה, ל”לידה” של השלב הבא.

בהגדרה מצמצמת, שיטת המרחב הפתוח (Open Space Technology) הינה שיטה למפגש אנושי המאפשר שיח פורה ועשייה, מתוך ראיית השלם, בציבור קטן (5) או גדול של משתתפים. 2018 ידוע כהתנסות מרובת משתתפים ביותר עד כה.

בהגדרה מרחיבה, ניתן לראות את פתיחת המרחב (Opening Space) כהשקפת עולם, כגישה לחיים, הרואה בקיום וביקום מרחב אינסופי הפתוח ונפתח לכולם כל הזמן; מניחה כי האדם בורא את מציאות חייו, וכך גם הארגונים.

מהי שיטת המרחב הפתוח (OST= Open Space Technology)?

שיטת “המרחב הפתוח” הנה טכנולוגיה המאפשרת מפגש משמעותי בין מספר רב של אנשים בעלי עניין משותף לשם שיחה ודיון פתוח, יצירה של רעיונות ומימושם לכדי מעשים.

“טכנולוגיה במרחב הפתוח” נוצרה ע”י הריסון אוון ב 1985 כשהתחוור לו שהמקום הפורה והמעשיר, המהנה והיצירתי ביותר לאנשים בעת כינוסים הינו – הפסקת הקפה! היא ממשיכה להווצר על ידי קהילת העוסקים בכך מזה כמעט 20 שנה בלמעלה מ90 מדינות (בישראל בעקר מ1999).

למעשה טכנולוגית “המרחב הפתוח” התפתחה כשיטה המנסה להתחקות אחר מאפיינים של “הפסקה” הידועים לבני האדם מקדם ומאז וליצר תשתיות המאפשרות איסוף וניקוז של הרעיונות, האנרגיה והמנהיגות שנוצרים באופן טבעי, ואת התארגנותם העצמית לעשייה פרודוקטיבית .

כיצד זה פועל?

הרעיון הוא לכנס את כל בעלי העניין ובעלי האנרגיה והאכפתיות בנושא מסוים במרחב אחד של מקום וזמן. כל החפץ מגיע.

במהלך שעת המפגש הראשונה יוצר אוסף האנשים שהתקבץ סביב שאלה/נושא את סדר היום שלו, על-ידי כך שכל אחד מהנוכחים החפץ בכך, איש אינו חייב, רושם נושא שבנפשו בהקשר לנושא שלשמו התכנסנו; מודיע על כך לכלל הנוכחים ויוזם מפגש במסגרת הכינוס הכללי. הוא מצהיר על המועד והמקום של המפגש ועל עצמו כ”מארח” של השיחה ומזמין את כל המעונינים לבוא. מתפקידו גם לדאוג לכך שיהיה סיכום ותיעוד של מפגש זה. מטריצה ריקה של מועדים ומקומות התכנסות אפשריים הופכת בסכמו של דבר ל”כיכר שוק” שוקקת נושאים שמתוכם מרכיב לעצמו כל אחד מהמשתפים את סדר היום האישי שלו ופועל, תוך התארגנות עצמית, למימושו.

עם תום הדיונים מרכזים את כל הסיכומים למסמך אחד, משכפלים ומחלקים לכל המשתתפים, מידע שקוף ומתהווה בזמן אמת מזין , מעשיר ומניף את השיח והעשייה המשותפת.

“המרחב הפתוח” מזמין ביטוי ומנהיגות מכל אחד מהמשתתפים ובכך מאפשר ומעודד צמיחה טבעית של הובלה על-ידי המתאים לעניין ו”המשוגע לדבר” ולאו דווקא של בעל התפקיד הרשמי או בעל השררה.

בשל הקשר הטבעי שבין ,”התשוקה” (עניין בנושא, אכפתיות, דאגה) לבין “האחריות” (יוזמה והובלה) ובשל ההקפדה להזמין (ולא להכריח), לשאוף להפגיש את כל טווח השונות בנושא (ולא רק את “אנשי שלומינו”, או “מכובדים” אלא כלל בעלי העניין) ולנהל את המפגש תוך נגישות ושקיפות מלאה של מידע מתהווה, טכנולוגיה זו מאפשרת קידום נושאים, החלטות מורכבות, ומעשים, בפרק זמן קצר ובאיכות טובה.

איך יוצרים מפגש שהוא “הפסקה”?

כללי ההתנהגות מעטים ופשוטים, מכוונים לנטרל רגשי אשם והאשמה, לפתוח מרחב להתרחשות חדשה. אציינם כאן מבלי להרחיבם או לפרשם:

ארבעה עקרונות של “המרחב הפתוח” הינם:

• מי שבא הוא “האנשים הנכונים”.
• מה שקורה הוא הדבר הנכון והיחיד שיכול לקרות.
• זה מתחיל כשזה מתחיל.
• זה מסתיים כשזה נגמר.

חוק אחד ,הוא “חוק שתי הרגליים” (התנועה), האומר: אם בשלב כלשהו אתם חשים שאינכם תורמים או נתרמים, קחו את שתי הרגליים ולכו למקום שבו זה כן קורה. נסו לשמור שהלב, הראש והגוף יהיו באותו מקום.

המרחב הפתוח מזמין בחום גם “דבורים ופרפרים” כשני תפקידים שמאוד מועילים לפרט ולכלל. הדבורה בוחרת להיות “פה וגם פה וגם פה” ונושאת מעט אבקה מקבוצה לקבוצה, מפרה את השלם. הפרפר שואף לנוח, לא לנוע. להיות יפה ולשבת על ענף… ממצב זה של אי-תנועה צומחים כוונים יצירתיים ביותר.

תפקיד המנחה הנו לפתוח ולהחזיק מרחב פתוח לדעות ולהתרחשויות חדשות ומפתיעות בתחום התוכן המוסכם. לשם כך הוא אינו מהווה בעל דעה או עניין בנושא אלא מעודד כל אחד להתנסות ולקחת אחריות, לבטא ולקדם את מה שחשוב לו ומה שקרוב ללבו – כאן ועכשיו – ולשמור על אנרגיה חיובית ויצירתית.

נשמע קשה ודורש אנשים מיוחדים מאוד ? לאו דווקא. כל מה שנדרש כדי לפתוח מרחב הינו להיות נכונים להיות מופתעים.

מה זה נותן?

בדרך כלל מפגש של מרחב פתוח נותן שלושה דברים לפחות:

• תמונת רנטגן הולוגרפית של הארגון
• שיח משמעותי, רעיונות ועשייה איכותית תוך זמן קצר בנושאים מורכבים
• תחושה וחוויה עמוקה של קהילה

בנוסף לשלוש אלה “המרחב הפתוח” מאפשר לפרטים צוהר לחוויה של ניהול עצמי והתארגנות עצמית (שלא תמיד היא קלה ונעימה) במרחב של אנשים רבים המנהלים את עצמם, והתנסות בדמוקרטיה עמוקה . בה בשעה, המרחב מזמן לארגון עושר של רעיונות ופתרונות ומשחרר אנרגיה של חדוות יצירה, תשוקה ואחריות ומייצר שותפות אמיתית בין כל חלקי השלם.

האפשרות האמיתית הניתנת לכל פרט להנהיג מסיטה את האנרגיה הלעומתית הטעונה בדרך כלל בחשבונות עבר (טרוניות, קובלנות, עשו לי, לקחו לי) ומשחררת אנרגיה של בריאה ויצירה של עתיד משותף (זו תשוקתי, מי מצטרף?).

קסמו המיוחד של מפגש מרובה משתתפים הוא בכך שמפגש של עשרות ואף מאות מבין חברי הארגון מאפשר תנועה מהירה, מכוילת ומתואמת של כל המערכת (דבר שבשיטות אחרות צורך הרבה יותר זמן וחיכוך) ומאפשר לכל הנמצאים לקרוא תמונת רנטגן ארגונית של 360 מעלות.

עצם ספיגת כל השונות, מאפשרת לכל אחד מהמשתתפים לפעול מתוך תבונה, עומק ולגיטימציה רחבים יותר בכל אשר יעשה בתפקידו מעתה והלאה. כמו כיול של כלי מוסיקלי, פועל המעגל הגדול להשבחה של המוסיקה שמשמיע הארגון, לשיפור איכות נגינתו של כל פרט ולזרימה חופשית בין השניים.

היכן ומתי מיישמים?

שיטה זו מיושמת במגוון של מצבים ארגוניים וקהילתיים הדורשים העמקת השיח וקבלת החלטות מהירות ואיכותיות בתנאים של מורכבות, ניגודים , מבוכה וצורך דחוף ביישום.

עד היום נעשו בארץ בדרך זו למעלה מ – 100 מפגשים, החל מארוכים (3 ימים) וכלה בקצרים (3 שעות) במגוון של 8 משתתפים עד כ- 400 משתתפים למעגל מפגש. (הערה: ב-2018 מדובר עלאלפי מפגשים במרחב פתוח וחלקם עם למעלה מ700 משתתפים, טובה אורבך).

כדי להציג מעט ממגוון אפשרויות השימוש במרחב פתוח נתייחס לשש קטגוריות יישום המשמשות דוגמא לסוגי השימושים הנעשים בארץ בשיטת ה”מרחב הפתוח”:

1. תכניות אסטרטגיות: ארגונים ציבוריים ועסקיים מיישמים תהליך המשתף רבים בשאלות אסטרטגיות ו/או בתהליך עיצוב תוכניות אסטרטגיות. יושבים יחד כשווים: הנהלה, חתך אלכסוני של אנשי הארגון, שותפים נבחרים מחוץ לארגון, ויוצרים את כיווני העשייה לשנים הבאות. בדרך זו, החזון, הייעוד, והאסטרטגיות נולדים מתוך קלידוסקופ של כיוונים. נוצר תהליך מתמשך של מנהיגות והמובילות בקרב רבים בארגון, “המשוגעים לדבר”, המעובה עלי די תשתית של העוסקים בתפקיד ברמה היום יומית. דוגמאות ליישום מסוג זה בישראל: חיל אויר 2020, הפקולטה לארכיטקטורה ולבינוי ערים בטכניון ועוד.
2. פיתוח שותפויות: ארגונים ציבוריים ועסקיים מיישמים תהליך שבאמצעותו מאתרים ויוצרים שתפי-עניין ובעלי ברית לעשייה ולהוויה. דוגמאות: תסקיר חברתי, שיתוף תושבים בתכנון פיזי (יוזמה משולבת של 12 גופים ומשרדי ממשלה); וועידת אזרחי הנגב; תפקיד הפסיכולוג החינוכי בכפר סבא בעיני לקוחותיו ובעיני שותפי התפקיד שלו בעבודה ועוד.
3. פיתוח פתרונות יצירתיים לשאלות ממוקדות/ בעיות בוערות, ארגונים עסקיים וציבוריים הזקוקים לפתרונות מהירים ומקיפים מזמינים כל מי שהוא בעל עניין, מעורב ורוצה ליטול חלק פעיל, מתוך הארגון ומחוצה לו, לקדם תשובות ופתרונות לשאלה ממוקדת, לדוגמא: Innowave(מתוך ,(ECI , ארגוני מגזר שלישי ועוד.
4. א. פיתוח הוויה דמוקרטית ופיתוח קהילה, במועצות אזוריות ובקיבוצים חל שינוי דרמטי בעת שהתושבים נעשים לשותפים מלאים בהתוויות הדרך ובתהליכי עשיית ההחלטות. במקומות אלו מושקע מאמץ ניכר בהבאת כל התושבים להתכנסות במרחב פתוח, נוצרים צוותי עבודה משותפים לתושבים ולעובדי המועצה, והתוצרים נכנסים לתכנית העבודה. במקומות אלו מתפתחים לאורך השנים תהליכים משלימים וחדשניים: באמצעות פגישות רבות משתתפים, אתר אינטרנט אינטראקטיבי, או בעבודה משתפת ומשותפת מול הישובים. מטרתם של כל האמצעים הללו להפוך את השותפות עם התושבים לדרך חיים. דוגמת הדגל לכך היא: המועצה האזורית בני שמעון שבנגב וכן קיבוצים כמו אלומות ומרום גולן .
   ב. עיצוב תרבות ארגונית ושינוי אקלים ארגוני, ארגונים עסקיים המבקשים לברוא יחד עם עובדיהם קהילה ארגונית של אנשים מעורבים ויוזמים אשר השמחים וגאים בארגון אליו הם משתייכים ובו הם עובדים. בארגונים אלה מביאים לכינוס ב “מרחב פתוח” מסה קריטית של מנהלים ועובדים אשר יחד עם ההנהלה הבכירה יוצרים כיווני פעולה המשנים את פני הארגון . לדוגמא: נטפים, , עירית ת”א.
5. פיתוח אנשים . בתחום זה היישום הרווח כיום במסגרת קורסים בשלב המסכם של תכניות לקידום תהליכי שינוי על ידי הדרגים הבכירים, בארגונים עסקיים ובצה”ל. תפישת ההכשרה הקיימת יוצרת דיאלוג בין הדרגים הבכירים בארגון ומפגש בין ידע תיאורטי לפרקטיקות כדרך לקידום תהליכי שינוי אירגוניים (בהובלת “מפגש”*). משתתפי הקורס מזמינים את ההנהלה, חתך אלכסוני של עובדי הארגון ואורחים, לקידום שינוי המהווה מעין מתנה של משתתפי הקורס לארגון. (קורס “מפנה” בצה”ל, קורס בכירים בבנק גדול, מאמר גיליון אוגוסט 2004 של ‘משאבי אנוש’).
6. עיצוב מבנה ודופסי התארגנות, תוכניות עבודה ותהליכי עבודה, בארגונים אלה שימוש במרחב הפתוח באופן הדרגתי מתרחב , דמוי ‘מניפה’ (בתחילה מספר מצומצם ואחר כך מתרחב של פעילים בתהליך) כך מעצבים יחד מבנים ארגוניים, תהליכים עבודה והתנהלות לטווח קצר וארוך ותוכניות עבודה. מעורבות של רבים ושונים משביחה את הפתרונות ומקצרת את זמן הטמעתם. לדוגמא: NOVA, התיכון שליד האוניברסיטה.

ולסיכום, הרבה פעמים המרחב הפתוח נולד מתוך קטגוריה אחת של סיבות ומניעים אך נוגע, מגיע ומניב תוצאות בארבע וחמש קטגוריות נוספות, כמו כל “הפסקה” ראויה לשמה!

________________________________________________________________

– כותבי המאמר: מבקשים להודות להריסון אוון ולכל קהילת המרחב הפתוח העולמית והארצית.

טובה אורבוך ואבנר הרמתי הנם יועצים ארגוניים בכירים ומנכ”לים מייסדים של “עוגנים – מרחב פתוח בארגונים.” שניהם חלוצים לעבודה זו בארץ ושותפים ליוזמות בחו”ל.

מקורות:

1. Harrison h Owen, “The Power of Spirit”, Berrett-Koehler Pub, 2000
2. Harrison h Owen, “Open Space Technology – a user’s guide”, Berrett-Koehler Pub, 1997
3. אתר קהילת המשתמשים www.openspaceworld.org:
4. אתר של הריסון אוון –   www.openspaceworld.com